Календарь Apple для тайм-менеджмента: эффективно, удобно, просто, бесплатно

Это лучше любого, самого дорогого приложения для планирования и тайм-менеджмента. Сегодня я поделюсь простой и эффективной методикой использования стандартного календаря Apple, которая позволит в одном месте, в одной экосистеме планировать и фиксировать все дела, встречи, задачи, события. Вы смотрите канал ГИРЯЕВ PRO. Меня зовут Денис Гиряев. Я рад приветствовать всех.

Вот так примерно выглядит неделя в моём календаре, и я действительно считаю, что, во-первых, всё успеваю, во-вторых, ничего не забываю. И я использую всего лишь стандартный календарь Apple. По сути, это моё настольное приложение для записи событий, задач, дел и всего прочего. Я не создаю какие-то списки дел в заметках, не пользуюсь какими-то сторонними специализированными программами, использую только календарь Apple. И сейчас я поделюсь методикой, которая позволит стать вам максимально эффективным, всего лишь используя обычный простой календарь. Да, важно оговориться, что речь идёт о личном тайм-менеджменте. Если вам нужно управлять командой, если вам нужны какие-то специализированные инструменты для управления проектами, то вам нужно действительно специальное программное обеспечение. Но для личной эффективности обычного календаря более чем достаточно. Итак, переходим к методике, которая будет состоять из шести принципов. Первый принцип:

используйте календарь обязательно на всех ваших устройствах. Если вы пользуетесь iPhone, MacBook, используйте и там и там. Если у вас ещё и планшет и вы тоже периодически им регулярно пользуетесь не только для просмотра сериалов, используйте и там. Потому что использование календаря на лишь одном устройстве, когда вы с телефона запишу, это не всегда быстро и удобно, или, ну, у меня календарь на компьютере, на телефоне мне неудобно. Это сразу становится нерабочей историей.

Приучите себя пользоваться календарём на всех устройствах и смотреть календарь со всех устройств. И сразу рекомендации по видам календаря. На компьютере я советую использовать вид «Неделя». Таким образом, вы видите и текущий день, конкретный столбец, и всю неделю. И это удобно — видеть какой-то горизонт планирования. Более того, вы прям неделями можете пролистывать туда-сюда. А на телефоне я рекомендую использовать список с отображением месяца в верхней части экрана.

Видите, у меня и месяц отображается, то есть я чётко вижу, где я нахожусь сейчас, какое сейчас число. И могу тыкать в определённые дни, нажимать на определённые дни и видеть события, которые были привязаны к этим дням. И, нажимая на конкретный день, ну и по умолчанию на сегодня, могу пролистывать список событий и видеть как события на весь день, так и привязанные ко времени. Об этом мы ещё поговорим дальше.

Второй принцип: обязательно разнесите проекты, какие-то сферы своей деятельности на разные календари, чтобы у вас это всё вместе в одной куче не было свалено. Ну, например, вот я сделал специально для съёмки три дополнительных календаря. Один называется «Проекты», то есть рабочий календарь. Второе — календарь называется «Съёмки», это график моих съёмок, и третье — это «Личная», то есть все возможные личные вопросы. Но не переусердствуйте, не стремитесь раздробить на как можно большее количество календарей — вы просто начнёте путаться.

Создавайте отдельный календарь и присваивайте ему свой какой-то определённый цвет, который для вас ассоциируется с этой деятельностью, только если вам дополнительный календарь действительно нужен. В принципе, для большинства людей, мне кажется, достаточно двух календарей: рабочий и личный. И здесь важно упомянуть один нюанс. Календари Apple позволяют совместно работать. То есть вы можете создать общий календарь с кем-то, например, с партнёрами по проекту, с семьёй.

И вносить и редактировать события в такой календарь смогут все, кто имеют к нему доступ. Это порой очень даже удобно.

Третий принцип. Правильно вносите записи в календарь по типам. Сейчас рассказываю поподробнее. Какие вообще здесь могут быть записи? Есть привязанные ко времени события, вот как здесь у меня стоят съёмки для канала ГИРЯЕВ PRO, как полёт на самолёте, как брейншторм для Telegram-канала. И есть просто дела, то есть просто задачи, которые я в какое-то время, когда посчитаю нужным, в течение дня могу сделать, а могу и не сделать. Так вот, если ваше дело, ваше событие привязано ко времени, ну, например, тот же какой-то рейс, например, планёрка какая-то, ещё что-то, съёмка, то вы добавляете такое событие в основную сетку календаря.

Например, вот так. Вот напишу здесь, например, «Съёмка» и календарь «Съёмки». Точно так же можно добавить, например, какую-то встречу. Давайте напишу «Встреча» просто. Поскольку такие события привязаны ко времени, они должны отображаться в основной сетке календаря. Но все прочие дела, задачи вы вносите в шапку календаря. То есть это событие, то, что называется, на весь день. Смотрите, добавляю сюда дело какое-то. По сути, это событие, вот если я развернул, которое стоит на конкретный день, но на весь день, не привязано ко времени.

И, конечно, не забывайте про удобство повторяющихся событий, неважно, на весь день или привязанные ко времени. Вот если у вас, например, каждый понедельник, скажем, с 12 до 13 какое-то событие, которое повторяется каждую неделю, вы можете выбрать повтор каждую неделю, и оно автоматически, видите, у вас будет отображаться каждую неделю. Точно так же можно работать и в шапке календаря. Если вы где-то, например, в пятницу делаете публикации в ТГ-канале, то вы можете сделать это событие точно так же повторяющимся каждую неделю, или каждый день, или сколько-то раз в месяц — настройки более чем гибкие.

Вносите записи именно так и никак иначе. Не нужно, если у вас есть задача, например, заполнить какой-то документ, не нужно ставить эту задачу, скажем, на конкретное время с 14 до 15. Потому что вряд ли вы конкретно в это время приступите к этой задаче, это время пройдёт, вы про эту задачу забудете, поскольку её нет в шапке календаря, и она просто может забыться, и это уже будет неэффективное использование своего времени. Таким образом, если привязано ко времени, и только если привязано ко времени, ставим в основную сетку календаря. Во всех остальных случаях делаем записи в шапке календаря на весь день.

Четвёртый принцип. Работайте с календарём на протяжении всего дня. Как работать, спросите вы? А очень просто: вот 4 пункта, делайте. Первое: если вы сделали какое-то дело, которое было записано в шапку, вот это, например, дело какое-то, — удаляйте его. Второй принцип: если вы поработали над какой-то задачей, но не завершили её, но при этом понимаете, что сегодня вы к ней уже возвращаться не будете, сразу передвигайте на другой день, на завтра, либо на какой-то другой день, когда планируете вернуться к этой задаче. Вот так, раз, передвинули.

Третье: перемещайте в шапку отменившиеся события, привязанные ко времени, если событие не полностью отменилось, а просто на данный момент, но потом оно должно состояться. Вот, например, если бы у меня съёмка отменилась, я бы раз и перенёс это событие в шапку, для того, чтобы потом помнить про это событие и поставить на нужное время. И четвёртый пункт. Перемещайте из шапки события на конкретное время, если это конкретное время определилось. Вот как только что я перенёс, например, несостоявшееся событие в шапку, потому что его всё равно нужно провести, и я раз и перемещаю его на конкретное время, например, вот сюда.

Этот принцип работы с календарём сводится к полному очищению шапки календаря в рамках текущего дня. То есть, по сути, это такая игра, и вам в течение дня, работая, что-то делая, нужно сделать так, чтобы в календаре в шапке не осталось ничего, а всё, что было запланировано на время, чтобы это всё обязательно было проведено.

И это всё подводит нас к пятому принципу работы с календарём. Ревизируйте свой календарь минимум один раз в день. Лучше это делать либо утром, либо вечером перед сном. Что значит ревизировать? Вам нужно посмотреть, что у вас было запланировано на текущий день. Вам не надо всё смотреть. Вам нужно каждый раз смотреть только на текущий день. И если у вас какие-то события остались в шапке, ну вот представим, что сегодня четверг, вам нужно их перенести, если вы их не сделали и не планируете в целом их отменить.

Вам нужно их перенести на другой день, ну, как правило, на завтра. Кстати, на Mac очень удобно двигать события группами. Можно выделить, например, сразу 4 события и нажать Command, Control и клавишу вправо, если хотите двигать вправо. Видите, вот так. Или влево, если хотите двигать влево. Таким образом, если вы даже забыли про какое-то дело в течение дня, вы его передвинете на следующий день и, работая с календарём в следующий день, обязательно его увидите и вспомните про него.

У вас не должно оставаться висящих событий в шапке календаря за какие-то прошлые дни. Если у вас что-то там осталось, это значит, что вы автоматически про это точно забудете.

И, наконец, шестой принцип, который я пропагандирую и который я рекомендую, это отключите уведомления в календаре везде. Отключите уведомления на Mac, отключите уведомления на iPhone. Привыкайте смотреть в календарь, просто заходить в него периодически, потому что уведомление — это такая вещь, которая мешает и периодически раздражает. Это не способствует эффективности. Вот работаете вы над какой-то задачей, а здесь вам приходит уведомление про что-то другое.

Вы ведь точно не бросите это внезапно и не начнёте делать что-то другое. Но вы уже отвлеклись, это раз. И два, у вас не будет привычки смотреть в календарь, чтобы потом увидеть вот эту пропущенную задачу или пропущенное уведомление для того, чтобы вернуться к этому делу заново.

Вы можете спросить меня: «А как же в рамках этой методики работать со стандартными напоминаниями из приложения „Напоминания“ Apple?» Ведь Apple интегрировали теперь напоминания в календарь, и мы можем отображать напоминания в календаре. Так вот, моя рекомендация: отключите отображение напоминаний в календаре, оставьте напоминания для каких-то неважных, незначительных напоминаний, но привязанных ко времени. То, что даже нет смысла вносить в календарь, это не полноценное дело, но когда нужно, чтобы телефон брякнул, и вы увидели уведомление, и что-то быстренько сделали.

Например, берёте телефон, с помощью Siri говорите: «Напомни положить в рюкзак что-то», чтобы завтра у вас это уже лежало в рюкзаке, и вы не забыли. Вот какая-то мелочёвка. Siri вам брякает, скажем, в 11 часов вечера, вы видите, кладёте это в рюкзак, и всё замечательно. То есть это не полноценное дело, не полноценная задача. Это вот какая-то мелочёвочка, для этого оставьте напоминание. А в календаре отображение напоминаний всё-таки советую выключить, по крайней мере, в рамках данной методики.

Вот и всё, вот они, 6 принципов, повторюсь: использовать обязательно календарь на всех своих устройствах. Разносить различные проекты, различные сферы своей деятельности, своей жизни на различные календари. Но здесь очень важно не переборщить. Правильно вносить записи по типам: что мы вносим в шапку календаря и что вносим на время в основную часть календаря. Обязательно правильно работайте с календарём в течение всего дня. Удаляйте то, что сделали, из шапки, а то, с чем не планируете работать уже на данный момент, перемещайте на другой день, то есть для того, чтобы к концу дня у вас шапка была расчищена.

Дальше проводите ревизию календаря обязательно минимум один раз в день, полностью просматривая этот день и что-то где-то корректируя, перенося на следующий и так далее. И, конечно, полностью отключаете все уведомления и забываете об их существовании, для того, чтобы выработалась привычка заходить в календарь и смотреть в него, и видеть свой день. Вот тогда можно говорить про настоящую личную эффективность.

Это моё личное мнение. Поделитесь в комментариях, как вы пользуетесь календарём и как у вас в целом с тайм-менеджментом. А у меня на этом всё. Поставьте лайк, подпишитесь на канал. Меня зовут Денис Гиряев. Везения и вдохновения вам. Встретимся.